PLCszerviz Kft.

A PLCszerviz Kft. által bevezetett AI-alapú rendeléskezelő és jótállási jegy kiállító asszisztens automatizálta a rendelés- és dokumentum-folyamatokat, így csökkenthetővé vált az adminisztratív terhelés, növekedett a feldolgozási sebesség és mérséklődött a hibák előfordulása.

Dátum

2025. március

Miben segítettünk

AI-alapú rendeléskezelő és jótállási jegy-kiállító asszisztens

Cég

PLCszerviz Kft.

Bevezetés

A PLCszerviz Kft. („PLCszerviz Korlátolt Felelősségű Társaság”) 2013-ban alakult Dunaharasztin, és azóta ipari automatizálási megoldások széles körét nyújtja. Szolgáltatásai közé tartozik a PLC/HMI-programozás, egyedi vezérlőrendszerek tervezése és gyártása, valamint ipari alkatrészek forgalmazása és szakértői támogatás biztosítása.

A vállalat többek között a plcszerviz.hu és a rievtech.hu weboldalakon keresztül is elérhető, ahol rendszeresen kiszolgálja ipari ügyfeleit. Az online értékesítés folyamatos növekedése miatt a rendelésfeldolgozás és a jótállási jegyek kiállítása egyre nagyobb adminisztratív terhet rótt a csapatra. A havi megrendelések száma mára már 110–120 közé emelkedett, ami jól mutatja a folyamatok automatizálásának sürgető szükségességét.

A cél egy olyan AI-alapú asszisztens bevezetése volt, amely éjjel-nappal képes önállóan kezelni a rendeléseket és a jótállási jegyek kiállítását, miközben szorosan integrálódik a meglévő rendszerekhez.

Probléma

A manuális rendelésfeldolgozás több ponton is szűk keresztmetszetet jelentett:

Egy rendelés feldolgozásának azon része, amit most az AI asszisztens vált ki, átlagosan 12–15 percet vett igénybe.
A havi 110–120 rendelés összesen közel 25–30 óra adminisztrációt igényelt.
A hétvégi rendelések csak hétfőn kerülhettek feldolgozásra, ami lassította az ügyfélkiszolgálást.
A sok manuális adatbevitel növelte a hibázás lehetőségét, és lekötötte a munkatársak idejét más értékesebb feladatoktól.

Megoldás

2025 márciusában a PLCszerviz egy AI-alapú asszisztenst vezetett be, amely teljes mértékben automatizálta a rendelésfeldolgozás és a jótállási jegyek kiállítás legidőigényesebb lépéseit.

A rendszer működése a következő:

Rendelés beérkezése
Az asszisztens folyamatosan figyeli a beérkező megrendelő e-maileket, és azonnal feldolgozza az adatokat.
Adatlekérés és rögzítés
- A rendelésből automatikusan létrehoz egy PDF dokumentumot.
- A Számlázz.hu rendszerből lehúzza a számlát és a díjbekérőt.
- Az adatokat rögzíti az Airtable adatbázisban (megrendelő adatai, számlázási és szállítási információk, kapcsolattartó, cég, termékek).
Rendelés státuszok kezelése
Az AI kezeli a státuszokat és a folyamatkövetést, ugyanúgy, ahogy korábban manuálisan történt.
Jótállási jegy kiállítása
Amint a rendelés „Jótállásra vár” státuszba kerül, az asszisztens automatikusan elkészíti a személyre szabott PDF jótállási jegyet.
Automatikus kiküldés e-mailben
Az asszisztens személyre szóló e-mailt küld a rendelőnek a szükséges dokumentumokkal együtt.

Konkrét feladatok, amelyeket az AI átvett

Táblázatok automatikus kitöltése a rendelő adataival és az általa rendelt termékekkel.
Rendelés elkészítése és PDF formátumban való mentése.
Jótállási jegyek automatikus generálása.
Dokumentumok és értesítések e-mailben történő kiküldése a megrendelőknek.

Implementáció

A bevezetést egy 2–3 hetes tesztidőszak előzte meg 2025 márciusában. Az implementáció során:

Feltérképeztük a rendeléskezelési folyamat minden lépését és az adatáramlást.
Lépésről lépésre integráltuk a Számlázz.hu rendszert, az Airtable adatbázist és a PDF generáló folyamatot.
A tesztidőszak alatt minden dokumentumot és adatfeldolgozást manuálisan ellenőriztünk.
A sikeres tesztek után az asszisztens teljesen önállóan, 0–24 órában átvette a rendelésfeldolgozást.

Eredmények

Az AI asszisztens bevezetése óta a PLCszerviz jelentős eredményeket ért el:

Azonnali feldolgozás: A rendelések 1 percen belül bekerülnek a rendszerbe, éjjel-nappal, hétvégén is.
Teljes időmegtakarítás: Havi szinten közel 25–30 óra adminisztráció szabadult fel.
Automatikus jótállási jegyek: A dokumentumok generálása és kiküldése teljesen automatizált.
Pontosság: Az adatok rögzítése hibamentes, mivel az AI közvetlenül a forrásból dolgozik.

Skálázhatóság: A rendszer bármilyen további növekedést képes kezelni, emberi kapacitáskorlát nélkül.

Konklúzió

A PLCszerviz Kft. AI-alapú rendeléskezelő és jótállási jegy kiállító asszisztense új szintre emelte a cég adminisztratív hatékonyságát. Az asszisztens éjjel-nappal működik, teljesen automatizálja a rendelésfeldolgozás kulcsfontosságú lépéseit, és kiküldi a szükséges dokumentumokat.

A bevezetés eredményeként a munkatársak havi 25–30 órányi manuális munkától szabadultak meg, amit értékesebb feladatokra fordíthatnak. Az AI-integráció egyértelműen megmutatta, hogy az ipari automatizálási szektorban nemcsak a technológiai megoldások, hanem a háttérfolyamatok digitalizációja is komoly versenyelőnyt jelent.

A következő nagy lépést a még manuálisan végzett folyamatok automatizálása hozhatja, amely teljes körű digitalizációt és további hatékonyság növekedést biztosít a PLCszerviz számára.