Esettanulmány:
PLCszerviz Kft. – AI rendeléskezelő és jótállási jegy asszisztens 24/7 működéssel

A PLCszerviz Kft. 2013-ban alakult Dunaharasztin, és azóta ipari automatizálási megoldások széles körét nyújtja. Szolgáltatásai közé tartozik a PLC/HMI-programozás, egyedi vezérlőrendszerek tervezése és gyártása, valamint ipari alkatrészek forgalmazása és szakértői támogatás biztosítása.

A vállalat a plcszerviz.hu és a rievtech.hu weboldalakon keresztül szolgálja ki ipari ügyfeleit. Az online értékesítés folyamatos növekedésével a rendelésfeldolgozás és a jótállási jegyek kiállítása egyre nagyobb adminisztratív terhet rótt a csapatra: a havi megrendelések száma mára 110–120 közé emelkedett.

A cél egy olyan AI-asszisztens bevezetése volt, amely éjjel-nappal képes önállóan kezelni a rendeléseket és a jótállási jegyek kiállítását, miközben szorosan integrálódik a meglévő rendszerekhez.

A manuális rendelésfeldolgozás több ponton is szűk keresztmetszetet jelentett:

• Egy rendelés feldolgozásának AI által kiváltott része átlagosan 12–15 percet vett igénybe.
• A havi 110–120 rendelés összesen közel 25–30 óra adminisztrációt igényelt.
• A hétvégi rendelések csak hétfőn kerülhettek feldolgozásra, ami lassította az ügyfélkiszolgálást.
• A sok manuális adatbevitel növelte a hibázás lehetőségét, és lekötötte a munkatársak idejét magasabb hozzáadott értékű feladatoktól.

2025 márciusában a PLCszerviz egy AI-asszisztenst vezetett be, amely teljes mértékben automatizálta a rendelésfeldolgozás és a jótállási jegy kiállítás legidőigényesebb lépéseit.

A rendszer működése

1. Rendelés beérkezése – az asszisztens folyamatosan figyeli a beérkező megrendelő e-maileket, és azonnal feldolgozza az adatokat.
2. Adatlekérés és rögzítés – a rendelésből automatikusan PDF dokumentumot készít, a Számlázz.hu rendszerből lehúzza a számlát és a díjbekérőt, az adatokat pedig az Airtable adatbázisban rögzíti (megrendelő adatai, számlázási és szállítási információk, kapcsolattartó, cég, termékek).
3. Státuszkezelés – az AI kezeli a státuszokat és a folyamatkövetést, ugyanúgy, ahogy korábban manuálisan történt.
4. Jótállási jegy kiállítása – amint a rendelés „Jótállásra vár" státuszba kerül, az asszisztens automatikusan elkészíti a személyre szabott PDF jótállási jegyet.
5. Automatikus kiküldés – az asszisztens személyre szóló e-mailt küld a rendelőnek a szükséges dokumentumokkal együtt.

Konkrét feladatok, amelyeket az AI átvett

• Táblázatok automatikus kitöltése a rendelő adataival és a megrendelt termékekkel.
• Rendelés elkészítése és PDF formátumban való mentése.
• Jótállási jegyek automatikus generálása.
• Dokumentumok és értesítések e-mailben történő kiküldése a megrendelőknek.

Implementációs lépések

1. Folyamattérképezés – a rendeléskezelési folyamat minden lépésének és adatáramlásának feltérképezése.
2. Integrációk építése – a Számlázz.hu, az Airtable és a PDF-generáló folyamatok lépésről lépésre összekapcsolása.
3. 2-3 hetes tesztidőszak – minden dokumentum és adatfeldolgozás manuális ellenőrzése.
4. Élesítés – sikeres tesztek után az asszisztens 0–24 órában, teljesen önállóan átvette a rendelésfeldolgozást.

Az AI asszisztens bevezetése óta a PLCszerviz jelentős eredményeket ért el:

• Azonnali feldolgozás – a rendelések 1 percen belül bekerülnek a rendszerbe, éjjel-nappal, hétvégén is.
• Teljes időmegtakarítás – havi szinten közel 25–30 óra adminisztráció szabadult fel.
• Automatikus jótállási jegyek – a dokumentumok generálása és kiküldése teljesen automatizált.
• Pontosság – az adatok rögzítése hibamentes, mivel az AI közvetlenül a forrásból dolgozik.
• Skálázhatóság – a rendszer bármilyen további növekedést képes kezelni emberi kapacitáskorlát nélkül.

A PLCszerviz Kft. AI-alapú rendeléskezelő és jótállási jegy kiállító asszisztense új szintre emelte a cég adminisztratív hatékonyságát. Az asszisztens éjjel-nappal működik, teljesen automatizálja a rendelésfeldolgozás kulcsfontosságú lépéseit, és kiküldi a szükséges dokumentumokat.

A bevezetés eredményeként a munkatársak havi 25–30 órányi manuális munkától szabadultak meg, amit értékesebb feladatokra fordíthatnak. Az AI-integráció egyértelműen megmutatta, hogy az ipari automatizálási szektorban nemcsak a technológiai megoldások, hanem a háttérfolyamatok digitalizációja is komoly versenyelőnyt jelent.

A következő nagy lépést a még manuálisan végzett folyamatok automatizálása hozhatja, amely teljes körű digitalizációt és további hatékonyságnövekedést biztosít a PLCszerviz számára.