Esettanulmány:
RenovaShop – AI chatbot és ajánlatkérő automatizáció kerítésgyártásban

A RenovaShop (Speciál Kontakt Kft.) Magyarországon működő, acél kerítéselemeket gyártó és értékesítő vállalkozás, amely 2 hazai telephellyel szolgálja ki ügyfeleit. A cég irodai dolgozói napi munkájuk jelentős részét a weboldalon keresztül érkező árajánlatkérések feldolgozására és az ügyfélszolgálati feladatok ellátására fordították.

A folyamat manuális volt, lassú és skálázhatatlan – pont az a típus, ahol egy jól megtervezett AI megoldás drasztikus hatékonyságjavulást hoz.

A RenovaShop két, egymással összefüggő problémával küzdött:

• Ügyfélszolgálati torlódás – a munkaidőn kívüli kérdéseket nem tudták kezelni, az érdeklődőknek legalább egy napot kellett várniuk a válaszra.
• Lassú ajánlatkészítés – egyetlen árajánlat összeállítása átlagosan 15–20 percet vett igénybe, ami komoly terhet rótt az irodai csapatra.

Ez a két szűk keresztmetszet mérhetően csökkentette az érdeklődők vásárlási szándékát: aki egy versenytársnál azonnali árat kapott, ritkán várt meg egy napot a RenovaShop válaszára.

Az AIBoost csapata két, egymásra épülő AI-megoldást implementált a RenovaShop számára.

1. Lead generáló AI chatbot

A chatbot a RenovaShop teljes termék- és szolgáltatáskatalógusára, valamint cégtörténeti és technikai információira lett betanítva. Saját, márkára szabott személyiséggel rendelkezik, és pontosan, ügyfélszolgálatos hangnemben válaszol az érdeklődők kérdéseire.

A működés főbb elemei:

• Bejövő kérés értelmezése – a chatbot felismeri, hogy az érdeklődő ajánlatot kér, vagy információs kérdése van, és ennek megfelelően vezeti tovább.
• Adatgyűjtés – 5 üzenetváltás után a chatbot bekéri az érdeklődő e-mail címét, majd a telefonszámát.
• Kontakt rögzítése – a megadott adatok automatikusan egy Google Táblázatba kerülnek, és a céges csapat e-mailben is értesítést kap róluk.

2. Ajánlatkérés-számoló automatizáció

Az automatizáció egy Google Űrlapra épül, amelyet az érdeklődő bármikor kitölthet. A rendszer többlépéses AI logikával dolgozza fel az adatokat, és a darabszámra/méretre lebontott ajánlatot 2 percen belül e-mailben elküldi.

Az automatizáció kulcselemei:

1. Űrlap-adatok automatikus rögzítése Google Táblázatba.
2. AI-alapú árszámítás a RenovaShop saját képlete alapján.
3. Részletes e-mail ajánlat az ügyfélnek, titkos másolatban a céges csapat felé.
4. MiniCRM integráció – az ajánlatkérő automatikusan kontaktként rögzítődik, és a megfelelő státuszba kerül.

Implementációs lépések

1. 1. hét: Igényfelmérés, cégadatok és árszámítási képlet átvétele.
2. 2. hét: AI chatbot felépítése, ajánlatkérő automatizáció fejlesztése, integrációk (Google Workspace, MiniCRM).
3. 3. hét: Élesítés a weboldalon, valós tesztelés.
4. Az első 2 hét élesben: intenzív monitoring – a hibás válaszokat közösen rendeztük az ügyféllel, hogy a rendszer megbízhatósága a maximumra emelkedjen.

A bevezetés óta a RenovaShop az alábbi mérhető eredményeket érte el:

• 94%-os ajánlatszámítási pontosság – az automatizáció által generált ajánlatok döntő többsége azonnal kiküldhető emberi ellenőrzés nélkül.
• Havi 20 óra (heti 5 óra) megtakarítás – ez az idő közvetlenül átkerült magasabb hozzáadott értékű feladatokra.
• 2 perces ajánlatküldési idő – a korábbi 1+ napos várakozás helyett.
• 0-24 órás elérhetőség – a hétvégi és éjszakai érdeklődők azonnali választ és ajánlatot kapnak.
• Bővülő ügyfélkör – a chatbot által begyűjtött e-mail címek és telefonszámok új marketing csatornát nyitottak.

A hatékonyságjavulás mellett az ügyfélélmény is mérhetően javult: a gyors, pontos válaszok közvetlenül hozzájárultak a magasabb konverzióhoz és az értékesítés növekedéséhez.

A RenovaShop esete jól mutatja, hogy egy hagyományos, gyártásra épülő KKV is komoly versenyelőnyhöz juthat egy jól megtervezett AI rendszer bevezetésével. A kulcs nem egyetlen „okos eszköz" volt, hanem két egymásra épülő automatizáció, amely a teljes ajánlatkérési folyamatot lefedte – az első üzenettől az ajánlat kiküldéséig.

A projekt tanulsága univerzális: ha az érdeklődők pontosan akkor kapják meg a választ, amikor érdeklődnek (és nem másnap), az közvetlenül átfordul magasabb konverzióba és bevételbe.