A kis- és középvállalkozások mindennapjaiban rengeteg idő megy el rutinfeladatokra – de ennek nem kell így lennie. Ma már a KKV-k 40%-a használ valamilyen mesterségesintelligencia-eszközt, szemben a 2023-as 23%-kal. Nem véletlen: az MI segítségével időt és pénzt takaríthatsz meg, miközben a felszabaduló erőforrásokat a vállalkozásod fejlesztésére fordíthatod. Nézzük meg azt az 5 hétköznapi feladatot, amit akár már holnaptól nyugodtan rábízhatsz az MI-re!

1. Számlaadatok feldolgozása

Számlaadatok kézi rögzítése és a könyvelési rendszerek frissítése tipikus adminisztratív nyűg, ami rengeteg időt felemészt. Ráadásul emberként hibázhatsz is: egy elütés is késedelmes fizetést vagy könyvelési gondot okozhat. Az MI-alapú számlafeldolgozás viszont hihetetlenül felgyorsíthatja ezt a folyamatot. Tanulmányok szerint az automatizált számlakezelés akár **80%-kal gyorsabb lehet a manuálisnál, miközben a gépi adatkinyerés 90% feletti pontosságot is elérhet. Az eredmény: kevesebb hiba, gyorsabb kifizetések és elégedettebb partnerek. Sőt, egy felmérés megállapította, hogy az automatizált számlafeldolgozás bevezetésével a cégek **33%-kal növelték a produktivitásukat, a feldolgozás költségeit pedig **42%*-kal csökkentették. Gondolj bele, mennyit számít ez havi vagy éves szinten a vállalkozásodnak!

2. Közösségi médiatartalom tervezése

A marketing és közösségi média posztok kitalálása sok kreatív energiát kíván – különösen kis cégeknél, ahol nincs külön tartalomgyártó csapat. Egy mesterséges intelligencia viszont pillanatok alatt előáll több tucat posztötlettel, képes megírni egy Facebook-bejegyzés vagy LinkedIn poszt vázlatát, sőt akár a hozzá tartozó hashtageket is kitalálja. Nem csoda, hogy a közösségi média marketingesek 71%-a már használ valamilyen AI-eszközt a tartalomkészítéshez a stratégiája részeként.

Ez azt jelenti, hogy az ötletelés terhe nagy részét leveheted a válladról – az MI javaslatot tesz, te pedig kiválasztod és finomítod a legjobbakat. Ráadásul az így nyert időben a vállalkozásod üzenetére és a vevőiddel való interakcióra fókuszálhatsz. A lényeg: bátran vond be az MI-t a kreatív folyamatba, mert sokszor olyan váratlan, friss ötletekkel szolgál, amik neked talán eszedbe sem jutnának!

3. Meetingek összefoglalása

Ugye ismerős, amikor egy hosszú megbeszélés után még órákat kell szánnod a jegyzetek rendbetételére? Vagy épp ellenkezőleg, elmarad a jegyzőkönyv és később senki sem emlékszik a pontos teendőkre. Az MI ebben is társad lehet: léteznek olyan meeting-asszisztens AI eszközök, amelyek felveszik a megbeszélést, automatikusan leírják szó szerint, majd kiemelik a fontos pontokat és teendőket.

A Microsoft egy felmérésben azt találta, hogy akik AI meeting-asszisztenst használtak, átlagosan napi 14 percet spóroltak meg (havonta közel 5 órát), a legrutinosabb felhasználók pedig akár 30 percet is nyertek naponta. Ez éves szinten majdnem egy plusz munkahétnyi idő, amit más hasznos feladatra fordíthatsz! Ráadásul a résztvevők figyelme is javulhat, hiszen nem kell mindent kézzel jegyzetelni – elég utólag átfutni az AI által készített tömör, áttekinthető összefoglalót. Így biztosan nem sikkadnak el fontos infók vagy határidők a meetingek után.

4. Ajánlatlevél írása és kiküldése

Árajánlatok és hivatalos levelek megfogalmazása sok KKV-nál napi rutin – és sokszor fejfájás. Az ügyfelek személyre szabott, profi ajánlatokat várnak, neked pedig minden egyes levélnél nulláról kell indulnod? Itt is remekül teljesít az MI. Egy értékesítő átlagosan a munkaideje 21%-át emailek írásával tölti, további 17%-át adatbevitelre és 12%-át meetingek egyeztetésére fordítja.

Ezek olyan feladatok, amiket az AI részben levehet a válladról. Például megadod a fő paramétereket (termék/szolgáltatás, árak, vevő neve stb.), és a mesterséges intelligencia másodpercek alatt összeállít egy udvarias, jól felépített ajánlatszöveget. Neked csak ellenőrizned és finomítanod kell.

Az egyik ügyfelünknél az árajánlatkérések kiszámolására fejlesztettünk le egy AI-t, ami a 20 perces feladatot 2 perc alatt elvégzi. A kész ajánlatlevelet az AI akár ki is tudja küldeni a megfelelő e-mail címre, nyomon követve a válaszokat. Ezzel nemcsak időt spórolsz, de gyorsabb reakcióidőddel lenyűgözheted a potenciális vevőket is.

5. Ügyfélszolgálati kérdések megválaszolása (AI chatbotok)

Az ügyfeleid gyakran felteszik ugyanazokat a kérdéseket: „Mikor van nyitva az üzlet?”, „Hol tudom nyomon követni a rendelésem?”, „Mennyibe kerül kiszállítva?” – és még sorolhatnánk. Erre valók az AI chatbotok és automatikus válaszadók, amik 0-24-ben készen állnak a segítségre. Egy jól betanított chatbot a hét minden napján, éjjel-nappal azonnal felelni tud a gyakori kérdésekre, így az ügyfeleid várakozás nélkül kapnak információt.

A statisztikák szerint a chatbotok már a rutin ügyfélkérdések 70-80%-ára választ tudnak adni önállóan, az emberek pedig imádják a gyors kiszolgálást: az internet-felhasználók 64%-a szerint a chatbotok legnagyobb előnye a 24 órás azonnali rendelkezésre állás. Ez óriási érték egy KKV számára, hiszen egy kis csapat nem tud folyamatosan ügyeletet tartani, az MI viszont igen.

Ráadásul a chatbot használatával csökkentheted az ügyfélszolgálati költségeidet – kevesebb élő munkaórát kell fizetni az egyszerű kérdések megválaszolására. Az emberi kollégák pedig a bonyolultabb, nagyobb odafigyelést igénylő ügyekre koncentrálhatnak, miközben a chatbot udvariasan lerendezi az alapinformációkat. Win-win szituáció, nem igaz?

Hogyan kezdj bele?

Az első lépés: azonosítsd, melyik feladatod a legunalmasabb vagy legidőrablóbb. Lehet, hogy a fenti öt közül rögtön ráismertél valamelyikre (vagy akár többre is). Kezdésként válassz ki egy területet – például ha folyton adatokat pötyögsz be, próbálj ki egy számlafeldolgozó MI-t, vagy ha naponta posztolsz, vesd be az AI-t ötletgyűjtésre.

Kísérletezz kicsiben: használd a jól ismert eszközöket (pl. a ChatGPT-t vagy más ingyenes/chatbot szolgáltatásokat), és figyeld meg az eredményt. Nem kell programozónak lenned hozzá, ezek az MI eszközök általában bárki számára könnyen kezelhetők. Ha pedig bizonytalan vagy, vagy testreszabott megoldást szeretnél, kérj segítséget szakértőktől.

Az AI Boost csapata kifejezetten KKV-k számára nyújt ingyenes tanácsadást és személyre szabott ötleteket, hogy hol és hogyan érdemes belevágni az automatizálásba. A lényeg, hogy merj belevágni – válassz egy feladatot, próbáld ki az MI-t, és tanulj az első tapasztalatokból. Meg fogsz lepődni, milyen gyorsan ráérzel majd, hol tud a legnagyobb segítség lenni ez a technológia.

Összegzés

Láthatod, hogy a mesterséges intelligencia már most kézzelfogható előnyöket kínál a kisvállalkozásoknak a hétköznapi feladatok terén. Legyen szó adminisztrációról, marketingről, értékesítésről vagy ügyfélszolgálatról, az MI gyorsabban és pontosabban elvégzi a monoton teendők nagy részét – így neked több időd marad arra, ami igazán fontos: a cégépítésre, az ügyfeleidre és az innovációra.

Ráadásul versenyelőnyre tehetsz szert, hiszen a konkurenciád egy része már kihasználja ezeket a megoldásokat. Összefoglalva: az MI nem csodaszer, de egy új kolléga, aki sosem fárad és mindig tanul – miért ne használnád ki? Te melyik mindennapi feladatodat adnád ki holnaptól az MI-nek?